Lãnh sự - Lễ tân
Một số Quy tắc lễ tân trong đón tiếp khách nước ngoài
[13:56 - 08/06/2017]

1. Các bước công việc chuẩn bị: Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: Tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử… 
2. Xây dựng đề án/kế hoạch đón tiếp: 
- Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp: Ai đón tại nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng, địa giới)… (thông thường, cơ quan đón cử lãnh đạo thấp hơn một hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía bạn đón); ai đón tiếp tại trụ sở làm việc/khách sạn (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn). 
- Xây dựng kế hoạch đón tiếp: Kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt: Đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, … (có tặng hoa không? Khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ô tô, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không?); chuẩn bị vật chất: ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm…; dự kiến chương trình hoạt động; liên hệ các cơ quan chức năng (sân bay, công an, báo chí, y tế) để phối hợp kế hoạch về lễ tân; phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc. 
3. Tặng quà - tặng hoa:  
- Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự. Cần tham khảo trước sở thích của khách như màu, mùi vị, loại hoa. 
Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Lưu ý: Nếu có phu nhân của Trưởng đoàn cùng đi, tặng hoa cho cả hai người. 
- Tặng quà: Quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, mang tính kỷ niệm và tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Quà tặng phải được bao gói  lịch sự, sang trọng. Ngoài ra, khi đóng gói quà cũng cần để ý đến những loại màu giấy gói, loại hộp cần tránh, gây mất tác dụng của quà tặng bên trong. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà. 
- Cách trao tặng:  
Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh, hoặc nếu tranh ảnh thì không đóng gói.
Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: Cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của khách. 
4. Việc sắp xếp  chỗ ngồi 
- Phòng tiếp khách: Phòng tiếp khác nên để ghế kiểu salon, nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính (khách ngồi bên tay phải chủ nhà). 
Thông thường bố trí chỗ ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi ở bên phải chủ nhà. Ngoài ra, có thể bố trí hai dãy ghế dài (kiểu hội đàm). Theo đó, chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp. 
Đối với các hàm ngoại giao và lãnh sự của các cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Đại sứ được xếp ưu tiên hàng đầu, sau đó đến Phó đại sứ và Tổng lãnh sự, Tham tán, Tuỳ viên quân sự, các nhân viên ngoại giao và lãnh sự khác được xếp ngang như chuyên viên của ta. Tuy nhiên, khi Đại sứ đi với một (hoặc nhiều Bộ trưởng) thì Đại sứ phải được xếp sau Bộ trưởng. 
- Phòng hội đàm/làm việc: Phòng hội đàm/làm việc nên kê bàn kiểu hội đàm: Trong phòng làm việc/hội đàm thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện nhau. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc/hội đàm, trứơc mặt mỗi người có bảng tên (có ghi tên và chức danh), giấy trắng, bút, nước khoáng… 
    - Nguyễn tắc sắp xếp chỗ ngồi: Để tránh những sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của những người tham gia hoạt động đó. Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có cơ may tránh được những sai lầm trong việc bố trí chỗ ngồi. Việc sắp xếp theo quy tắc sau:
+ Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: 
Chủ nhân được xác định là vị trí quan trọng nhất. Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Quy tắc này có thể linh hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải...) của khách hay vì một lý do tế nhị nào đó, nhưng phải báo cho khách biết. 
+ Từ trong ra ngoài: Nguyên tắc này được đặc biệt lưu ý trong xếp các đoàn tham dự hội nghị, trong việc xếp cờ. Việc áp dụng các nguyên tắc khác trong trường hợp này phải được xét từ phía trên khán đài xuống. 
+ Quy tắc xếp theo chữ cái ABC: Nguyên tắc này được áp dụng trong các hội nghị, các cuộc đàm phán, đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn. Thứ tự sắp xếp các nước theo thứ tự chữ cái ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ của nước chủ nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế hoặc một ngôn ngữ khác theo thoả thuận giữa các bên, từ A - Z. 
+ Căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự của khách. Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc, cương vị, tuổi tác, thâm niên và danh tiếng của người đó. Người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm niên công tác cao hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì ai nhiều tuổi hơn được xếp trước hơn; nếu cả ba tiêu chí giống nhau, có thể căn cứ vào một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ... Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối. 
+ Quy tắc lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được ưu tiên xếp trước, phụ nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngồi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được xếp trước khách, (nhưng phu quân của khách lại xếp sau người có thứ bậc kế tiếp khách).
 + Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn so với khách địa phương (trong nước) nếu cùng cấp. 
+ Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam với nữ; các cặp vợ chồng không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì một bàn tiệc. 
- Vị trí danh dự trong chiêu đãi: 
Chiêu đãi là một hình thức hoạt động phổ biến trong giao tiếp. Chính trong hoạt động này là nơi có nhiều đối tượng thuộc nhiều thành phần, tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính tham dự nhiều nhất; có sự đan xen giữa khách và chủ. Việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồi trong một bàn tiệc cũng như trong bữa tiệc cần phải được nhà tổ chức hoặc chủ tiệc quan tâm đặc biệt. 
- Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái, nếu ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi vào giữa. Đối với các nước áp dụng luật giao thông ưu tiên bên trái thì vị trí ưu tiên ở phía trái, phía sau xe. Nếu người chủ tự lái xe thì vị trí ưu tiên ngay ở bên người cầm lái. Chủ nhà ngồi bên trái khách chính. Nếu khách có phu nhân cùng đi, thì nên xếp phu nhân ngồi phía sau, bên phải, trong trường hợp này, Chủ nhà đi xe riêng. Phiên dịch ngồi ở trên, cạnh lái xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Hoặc để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch không ngồi chung xe.
Mở cửa để khách xuống là phép lịch sự thông thường. Đó là nhiệm vụ của lái xe, kế đến là của cán bộ lễ tân, hướng dẫn. Việc chủ nhà chủ động mở cửa xe sẽ được khách đánh giá như một cử chỉ vừa thân tình, vừa trọng thị khách, có tác dụng tăng thêm tình hữu nghị và sụ hợp tác trong công việc. 
5. Chiêu đãi, mời cơm 
 Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của chủ đối với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ thân thiện, hòa hợp giữa hai bên. 
- Một số qui tắc bố trí tiệc: 
+ Chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Nếu cửa ra vào ở một bên thì vị trí danh dự là ở vị trí đối diện với các cửa sổ. Tập quán này cũng được áp dụng đối với các cuộc hội đàm. Ngay cả khi cửa ra vào ở chính giữa. 
+ Bên phải chủ nhà là vị trí danh dự nhường cho khách. Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi. 
+ Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi, nữ xếp trước nam. 
+ Vợ chồng không ngồi cạnh nhau. 
+ Có thể xếp xen kẽ giữa chủ và khách hoặc ngồi hai bên đối diện nhau như tại buổi làm việc/hội đàm. 
- Chú ý đến khả năng ngoại ngữ, nghề nghiệp của những người ngồi gần nhau để dễ nói chuyện. 
+ Tùy theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng tiệc mà quyết định có bố trí bàn danh dự hay không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc và cách bố trí bàn tiệc (có nhiều kiểu bố trí bàn tiệc: tiệc đứng và tiệc ngồi; bàn tiệc có thể bố trí hình vuông, hình tròn, hình chữ nhật… tùy theo số lượng và tính chất). 
- Biển chỉ chỗ ngồi:  Có 3 cách viết biển chỉ chỗ ngồi:
+ Viết chức vụ.
+ Viết chức vụ và tên
+ Chỉ viết tên
Với mục đích để khách nhận ngay ra  chỗ ngồi của mình thì chỉ ghi tên là đủ. Ta sẽ dành cho những nhân vật cao cấp ngồi tại bàn danh dự, do vậy, chỉ g hi chức danh. Song ta cần nhớ là việc viết chức danh rất có lợi đối với người ngồi bên cạnh vì họ chỉ cần liếc qua là biết mình đang ngồi cạnh ai.
6. Thực đơn:  
Việc chọn thực đơn không được coi nhẹ và không chỉ dựa vào sáng kiến của thủ trưởng hoặc người chủ xướng. Việc lựa  chọn món ăn phải căn cứ vào hoàn cảnh, ngày giờ, địa điểm diễn ra sự kiện; phương tiện tài chính, vật chất có  sẵn. Tốt nhất nên chọn các món ăn mà việc chuẩn bị và bảo quản dễ dàng, tránh được những yế tố khó lường trước phút chót như sự chậm chễ của khách, phút chót phải sắp xếp lại sơ đồ bàn tiệc, diễn văn dài hơn dự kiến, hoặc đọc vào thời điểm khác thời điểm đã dự kiến…
- Món ăn dễ sử dụng: Không nên có những món ăn mà khách ít được sử dụng hoặc buộc họ phải cắt một món ăn đòi hỏi phải có sự khéo tay.
-Những điều cấm kỵ tôn giáo: Khi lên thực đơn cho khác cần lưu ý một số điều cấm kỵ tôn giao như: Đạo của người Do Thái cấm thịt lợn và động vật có vỏ cứng;  người theo đạo Hồi kiêng thịt lợn và không uống rượu; người Hindu không ăn thịt bò…
Chế độ kiêng khem: Sự hạn chế ăn uống vì ly do sức khỏe thường gặp ở một số khách mời khi người khách đó buộc phải  theo một chế độ kiêng khem đặc biệt, do vậy cần dự trù trước những món ăn xen kẽ, nhất là những món 
- Món ăn dân tộc: Thông thường không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của nước họ bởi vì những món đó sẽ không bao giờ được nấu ngon như ở nước họ. Tuy nhiên, đôi khi để bày tỏ sự chú ý đặc biệt cũng như tỏ rõ lòng hiếu khách, đáp ứng nhu cầu giao tiếp có thể đưa vào  thực đơn bữa tiệc một món ăn phản ánh nền văn hóa dân tộc của khách.
7. Phục vụ:
Việc phục vụ chửng tỏ chất lượng đón tiếp của chủ tiệc. mỗi một khách mời co thể đánh  giá ngay được mức độ quan tâm của chủ tiệc  dành cho mình. Cán bộ lễ  tân và nhân viên phục vụ phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiêm vụ của mình bất kể những hạn chế cũng như những điều bất ngờ có thể làm đảo lộn những chương trình được chuẩn bị tỉ mỉ nhất.

(Lê Lan- Tổng hợp từ tài liệu tham khảo dùng cho các lớp bồi dưỡng kiến thức ngoại giao của Vụ Lễ tân- Bộ Ngoại giao)